Was Bestandsoptimierung kostet: Kostenpositionen und die Obergrenze, die Sie Selbst rechnen

Warum es keine Preisliste gibt – und was stattdessen zählt

Für Bestandsplanungs-Software gibt es keine belastbaren öffentlichen Listenpreise. Die Gesamtkosten entstehen aus Lizenz, Integration, Datenbereinigung, Schulung und laufender Prüfzeit. Rechnen Sie deshalb gegen die Vergleichsgröße: Ihr Lagerbestand kostet ohnehin 15 bis 30 Prozent seines Werts pro Jahr. Diese Zahl ist die Messlatte für jedes Angebot.

Ein Beispiel für die Größenordnung: Bei 400.000 Euro durchschnittlichem Lagerbestand und einem Lagerhaltungskostensatz von 20 Prozent binden Sie jedes Jahr 80.000 Euro – Zinsen, Fläche, Versicherung, Schwund und Abschriften zusammen. Der Kapitalanteil allein wird üblicherweise mit 8 bis 15 Prozent des Bestandswerts angesetzt. Diese Zusammensetzung der Bestandskosten ist der Rahmen, in dem jede Softwareentscheidung stattfindet.

Die brauchbare Frage lautet deshalb nicht Was kostet das?", sondern "Welchen Anteil dieser 80.000 Euro kann ich realistisch bewegen, und was darf die Bewegung kosten?. Wer die eigene Ausgangslage nicht beziffert hat, kann kein Angebot bewerten. Den ersten Teil dieser Rechnung liefert der ROI-Rechner aus Bestandswert, Umschlag und Lieferzeit in wenigen Minuten.

Die sechs Kostenpositionen eines solchen Projekts

Angebote werden vergleichbar, wenn Sie dieselben sechs Zeilen abfragen. Fehlt eine Zeile im Angebot, taucht sie später in Ihrem eigenen Aufwand wieder auf.

Die dritte und die fünfte Zeile werden regelmäßig unterschätzt. Datenbereinigung ist kein einmaliges Projekt, sondern der Punkt, an dem eine Einführung entweder trägt oder scheitert: Ein Bestellvorschlag auf Basis einer nicht gepflegten Lieferzeit ist schlechter als gar kein Vorschlag, weil er schneller in eine Bestellung übersetzt wird.

Modellrechnung: Was darf es kosten?

Die folgende Rechnung ist ein Modell mit offengelegten Annahmen, keine Zusage. Ersetzen Sie jede Zeile durch Ihre eigenen Werte – der Zweck ist die Struktur, nicht das Ergebnis.

Annahmen: Marke mit 4 Millionen Euro Jahresumsatz, 45 Prozent Rohertragsmarge, 400.000 Euro durchschnittlicher Lagerbestand, Lagerhaltungskostensatz 20 Prozent, drei Personen im Einkauf, interner Stundensatz 45 Euro.

Aus dieser Summe folgt die Obergrenze: Sollen sich Lizenz, Einführung, Datenbereinigung und interner Aufwand im ersten Jahr tragen, dürfen sie zusammen 52.100 Euro nicht überschreiten. Wollen Sie eine Amortisation in sechs Monaten, halbiert sich der Betrag.

Der größte Posten der Rechnung ist nicht die Kapitalbindung, sondern die entgangene Nachfrage – 36.000 von 52.100 Euro. Das deckt sich mit der Größenordnung, die IHL Group für den Handel weltweit ausweist: Von 1,77 Billionen US-Dollar Schaden durch Bestandsfehler 2025 entfielen rund 1,16 Billionen auf nicht verfügbare Ware und 572 Milliarden auf Abschriften. Die Einordnung dieser Zahlen zeigt: Wer nur die Kapitalbindung rechnet, unterschätzt den Nutzen um etwa den Faktor vier – und wer nur Bestand abbaut, verschiebt den Schaden auf die teurere Seite.

Vier Preistreiber, die jedes Angebot verschieben

Wenn zwei Angebote weit auseinanderliegen, liegt es fast immer an einer dieser vier Größen – nicht an der Funktionsliste.

1. Zahl der aktiven SKUs und Varianten. Die meisten Preismodelle staffeln danach. Klären Sie vorab, ob inaktive und ausgelistete Artikel mitzählen; der Unterschied kann eine ganze Staffelstufe ausmachen.
2. Zahl der Quellsysteme. Ein Shop-System allein ist ein anderer Aufwand als Shop plus ERP plus zwei Marktplätze plus ein externes Lager. Jede zusätzliche Quelle bringt eine eigene Abgleichlogik.
3. Zustand der Stammdaten. Gepflegte Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten verkürzen die Einführung erheblich. Fehlen sie, entsteht der Aufwand trotzdem – nur intern und unbudgetiert.
4. Automatisierungsgrad. Vorschläge prüfen und manuell freigeben ist günstiger einzuführen als automatische Bestellauslösung, verlangt aber dauerhaft mehr Personenzeit. Beide Wege sind vertretbar; sie verschieben nur, wo die Kosten anfallen.

Fragen Sie Angebote deshalb immer auf derselben Datengrundlage an: dieselbe SKU-Zahl, dieselben Systeme, derselbe Automatisierungsgrad. Sonst vergleichen Sie Leistungsumfänge und nennen es Preisvergleich.

Drei Optionen und ihre jeweilige Kostenlogik

Die dritte Zeile ist keine Empfehlung, sondern eine Bedingung. Eine Planungssoftware macht ungepflegte Daten nicht korrekt – sie übersetzt sie nur schneller in Bestellungen. Wenn Sie zwischen Zeile zwei und drei stehen, ist die entscheidende Vorfrage, ob Ihr aktueller Prozess Lieferzeiten aus tatsächlichen Wareneingängen kennt oder aus Lieferantenzusagen.

Wann sich das Projekt nicht rechnet

Es gibt drei Situationen, in denen die Antwort unabhängig vom Preis Nein lautet.

Erstens: Es gibt keine verantwortete Quelle für Bestands- und Artikeldaten. Wenn zwei Systeme unterschiedliche Mengen führen und niemand entscheidet, welche gilt, fehlt die Grundlage. Diese Klärung kostet Wochen, nicht Geld – und sie kommt zuerst.

Zweitens: Niemand hat Zeit für die Freigaben. Bestellvorschläge erzeugen nur dann Nutzen, wenn eine Person sie prüft, Ausnahmen bearbeitet und Abweichungen zurückspielt. Ist diese Kapazität nicht eingeplant, entsteht ein System, das niemand nutzt.

Drittens: Das Sortiment ist klein und stabil. Bei 60 Artikeln, einem Kanal und einem Lieferanten mit verlässlicher Lieferzeit ist eine gepflegte Tabelle plus ein fester wöchentlicher Termin die wirtschaftlichere Antwort. Der Nutzen einer Planungssoftware skaliert mit Komplexität, nicht mit Umsatz.

In allen anderen Fällen entscheidet die Modellrechnung oben. Wenn Sie zuerst wissen wollen, wie groß der Posten „entgangene Nachfrage" bei Ihnen tatsächlich ist, liefert der OOS-Checker die Ausgangsmessung, ohne dass Sie vorher etwas aufsetzen müssen.